Сопроводительное письмо к КП и ответ на запрос: 8 образцов

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению объясняет, почему КП пришло именно этому человеку, в чём его главная выгода и что сделать дальше. В нём три-пять предложений: повод, одна цифра или результат из КП, срок действия цены и конкретный следующий шаг. Само КП идёт вложением в PDF, письмо его не пересказывает.

Ниже правила для темы и первых строк, восемь образцов писем для разных случаев, отдельно ответ на запрос коммерческого предложения и что писать, если клиент не ответил. Само КП собрать помогут шаблон коммерческого предложения и образцы для услуг и поставки.

Что написать в теме письма

Тема называет компанию клиента или его задачу и то, что внутри: «КП на уборку офиса на Садовой, 12: 85 000 ₽ в месяц». По такой теме письмо найдут в почте через неделю, а цифра в теме отвечает на первый вопрос ещё до открытия.

Тема	Что не так	Лучше
Коммерческое предложение	таких писем у снабженца десятки	КП на кровельные материалы для ЖК «Северный»
Предложение о сотрудничестве	непонятно, что внутри	Расчёт ремонта офиса 120 м² по итогам замера 24.10
ВАЖНО! Выгодное предложение	выглядит как рассылка	Ответ на ваш запрос от 27.10: наличие и цены

Сопроводительное письмо к КП: из чего состоит

Письмо держится на четырёх частях, и каждая укладывается в одно предложение.

1. Повод. Откуда взялось КП: разговор, замер, запрос, выставка. «По итогам вчерашнего звонка».
2. Главное из КП. Одна цифра или результат, ради которого стоит открыть вложение: срок, цена, гарантия.
3. Срок действия. До какой даты держите цену и наличие.
4. Следующий шаг. Одно действие с датой: созвон, замер, пробная поставка.

Подпись с именем, должностью и прямым телефоном обязательна: клиенту проще позвонить человеку, чем писать на общий адрес.

8 образцов сопроводительного письма

В квадратных скобках данные из карточки клиента и сделки.

1. После звонка «[Имя], добрый день! Как договорились вчера, отправляю расчёт уборки вашего офиса на Садовой. Коротко: 85 000 ₽ в месяц, уборка вечером после 19:00, первый месяц пробный. Цена действует до 30 ноября. Удобно выйти на бесплатную пробную уборку в четверг?»

2. После замера или осмотра «[Имя], здравствуйте. По итогам замера 24 октября подготовили расчёт ремонта офиса 120 м²: 673 900 ₽ и 21 рабочий день без остановки вашей работы. Подробности во вложении. Готовы обсудить в четверг в 11:00?»

3. Ответ снабженцу на запрос «[Имя], добрый день. Отвечаем на ваш запрос от 27 октября по объекту [объект]: все позиции есть на складе, отгрузка через 2 рабочих дня после оплаты, доставка на объект нашим транспортом. Спецификация и цены во вложении, действуют до 7 ноября.»

4. После выставки или встречи «[Имя], добрый день! Мы говорили на [выставка] о [задача клиента]. Отправляю КП, где посчитали ваш случай: [результат или цена]. Если удобно, покажу на 20-минутном созвоне, как это будет выглядеть у вас.»

5. Повторное КП с новыми условиями «[Имя], здравствуйте. Пересчитали предложение с учётом ваших замечаний: убрали монтаж, итог теперь [сумма] вместо [сумма]. Остальные условия прежние. Обновлённое КП во вложении, цены действуют до [дата].»

6. КП для тендера или закупки «Добрый день. Направляем технико-коммерческое предложение на [предмет закупки] в ответ на ТЗ от [дата]. Соответствие каждому пункту ТЗ приведено в таблице раздела 2, сертификаты в приложениях.»

7. КП постоянному клиенту «[Имя], добрый день! Подходит срок [продления, сезона, обслуживания], поэтому заранее отправляю КП на следующий период. Цены остались прежними, добавили [новинка]. Подтвердите, и я пришлю счёт.»

8. Короткое письмо в мессенджер «[Имя], отправляю КП на [что]: [сумма], срок [срок]. Файл ниже. Удобно созвониться завтра в 15:00?»

Ответ на запрос коммерческого предложения

Ответ на запрос коммерческого предложения начинают со ссылки на запрос и отвечают строго по его пунктам и в его порядке: снабженец сравнивает предложения построчно. Если чего-то нет или вы предлагаете аналог, это пишут явно в той же строке, а не в конце письма.

Порядок ответа:

1. Ссылка на запрос: дата, номер, объект.
2. Подтверждение наличия и сроков по каждой позиции.
3. Спецификация с ценами во вложении, в том же порядке, что в запросе.
4. Аналоги отдельными строками с пометкой «аналог» и причиной.
5. Срок действия цены и наличия.
6. Контакт, который ответит на вопросы сегодня.

Отвечать стоит в тот же день: снабженец сравнивает те предложения, которые уже пришли, и поздний ответ может в сравнение не попасть.

Типичные ошибки

• Пересказ КП в письме. Клиент читает письмо, а вложение уже не открывает. В письме одна главная цифра, остальное во вложении.
• «Направляю коммерческое предложение» и больше ничего. Такое письмо не говорит, зачем его открывать и что делать дальше.
• КП в Word. Его случайно правят, и на телефоне он разъезжается. Отправляйте PDF.
• Нет срока действия. Клиент возвращается через три месяца и ждёт прежних цен.
• Письмо с общего адреса без имени. Ответить человеку проще, чем «отделу продаж».

Если клиент не ответил на КП

Через два-три рабочих дня после отправки напишите один раз коротко: уточните, дошло ли КП, и предложите конкретный шаг. «[Имя], добрый день. Дошло ли КП на [что]? Если удобнее обсудить голосом, могу позвонить завтра в 11:00 или в 16:00». Если ответа нет и после второго касания через неделю, переведите клиента в повторное касание через месяц, а не пишите каждый день.

Как не забыть про эти касания, когда КП десятки, разобрано в статье про повторные продажи: там же тексты, когда клиент давно молчит.

Как это устроено в Орбите Икс

В Орбите Икс КП собирается из карточки сделки: реквизиты клиента, контакт и менеджер подставляются сами, номер присваивается по дате в формате КП-ГГММДД-ЧЧММ. Отправка клиенту идёт после подтверждения менеджером, а по активной сделке, где 7 дней не было событий, ответственный получает задачу «Повторное касание». Платформа стоит 9 900 ₽/мес без лимита пользователей. Как документы собираются из сделки, показываем на странице КП, счета и договоры из CRM.

Вопросы про сопроводительное письмо к КП

Нужно ли сопроводительное письмо, если КП уже во вложении? Да. Письмо объясняет повод и следующий шаг, а без него КП выглядит как рассылка. Хватит трёх-пяти предложений: повод, главное из КП, срок действия цены и одно действие с датой.

Как начать ответ на запрос коммерческого предложения? Со ссылки на запрос: «Отвечаем на ваш запрос от 27 октября по объекту ЖК Северный». Дальше подтвердите наличие и сроки и отвечайте по пунктам запроса в том же порядке, чтобы снабженцу было удобно сравнивать.

Через сколько напоминать о КП, если клиент молчит? Через два-три рабочих дня один раз, коротко, с конкретным предложением: созвон в определённое время или ответ на вопрос. Второе касание через неделю, дальше раз в месяц.

Как написать «направляю коммерческое предложение» вежливо? Замените общую фразу поводом и выгодой: «Как договорились вчера, отправляю расчёт ремонта офиса: 673 900 ₽ и 21 рабочий день». Слово «направляю» само по себе ошибкой не считается, но без повода и цифры письмо не читают.