Как напомнить клиенту об оплате: 12 текстов по срокам

Напомнить клиенту об оплате проще всего до срока: за два-три дня до даты в счёте, в сам день оплаты, а если деньги не пришли, через три и через десять дней. В напоминании нужны номер счёта, сумма, срок, ссылка или счёт для оплаты и вопрос, на который легко ответить. Тон на всех шагах один, спокойный и деловой, меняется только конкретика.

Ниже таблица сроков и каналов, 12 текстов, ответы на частые отговорки и границы, за которыми напоминание перестаёт работать. Юридические шаги по неоплаченным счетам в статье не разбираем.

Когда напоминать об оплате: сроки и каналы

Первое напоминание отправляют за два-три дня до срока оплаты, второе в день срока, дальше через три и через десять дней, если оплата не поступила. Писать стоит в рабочее время и в тот канал, где клиент уже с вами общается. Вечером, ночью и в выходные напоминание об оплате раздражает.

Шаг	Когда	Канал	Задача сообщения
1	за 2–3 дня до срока	мессенджер или письмо	чтобы счёт попал в план оплат клиента
2	в день срока, утром	тот же канал	последний спокойный повод оплатить вовремя
3	через 3 дня после срока	мессенджер и письмо	узнать, когда ждать оплату
4	через 10 дней после срока	звонок, затем письмо	договориться о дате и зафиксировать её письменно

Для частного клиента с предоплатой, когда оплачивается бронь, заказ или участие, сроки короче: первое напоминание через день после отправки ссылки, второе за сутки до окончания брони.

Перед каждым напоминанием проверьте четыре вещи:

• деньги действительно не пришли, выписка и онлайн-оплаты сверены;
• счёт видел сотрудник, который проводит оплату;
• сумма и реквизиты в счёте верные;
• срок оплаты назван датой в счёте или договоре.

Напоминание клиенту, который уже заплатил, портит отношения сильнее, чем пропущенное.

Что написать в напоминании об оплате

Хорошее напоминание читается за десять секунд и сразу даёт способ оплатить. В нём есть кто пишет, номер и дата счёта, сумма, срок, ссылка на оплату или счёт повторно и короткий вопрос. Фраза «если уже оплатили, спасибо» снимает неловкость, когда платёж в пути.

Чего в тексте быть не должно: оценок клиента («вы забыли»), угроз, капслока и шуток про заскучавший заказ. Тон не меняется от шага к шагу. Меняется конкретика: на первом шаге дата срока, на третьем вопрос о дате оплаты, на четвёртом просьба назвать день.

Напоминание об оплате счёта: 8 текстов по срокам

Для каждого шага ниже две версии: короткая для мессенджера и письмо с темой. В квадратных скобках то, что подставляете вы.

1. За 2–3 дня до срока, мессенджер [Имя], добрый день! Это [имя] из [компании]. Напоминаю: срок оплаты счёта № [номер] на [сумму] ₽ наступает [дата]. Ссылка для оплаты: [ссылка]. Если уже оплатили, спасибо!

2. За 2–3 дня до срока, письмо Тема: срок оплаты счёта № [номер], [дата].

Здравствуйте, [имя]! Напоминаю, что срок оплаты счёта № [номер] от [даты] на [сумму] ₽ наступает [дата]. Счёт прикладываю повторно. Если нужно что-то поправить в документах, напишите, пришлю в тот же день.

3. В день срока, мессенджер [Имя], добрый день! Сегодня, [дата], срок оплаты счёта № [номер] на [сумму] ₽. Ссылка: [ссылка]. Если платёж уже отправлен, спасибо, дальше ничего делать не нужно.

4. В день срока, письмо Тема: сегодня срок оплаты счёта № [номер].

Здравствуйте, [имя]! Сегодня последний день оплаты счёта № [номер] на [сумму] ₽. Счёт во вложении. Если оплата запланирована на другой день, подскажите дату, чтобы я поправил наш план работ.

5. Через 3 дня после срока, мессенджер [Имя], добрый день! Оплата по счёту № [номер] на [сумму] ₽ пока не поступила, срок был [дата]. Подскажите, когда её ждать? Если счёт затерялся, пришлю ещё раз.

6. Через 3 дня после срока, письмо Тема: оплата по счёту № [номер] пока не поступила.

Здравствуйте, [имя]! Проверили поступления: оплата по счёту № [номер] от [даты] на [сумму] ₽ пока не пришла, срок был [дата]. Подскажите, пожалуйста, дату оплаты. Если есть вопросы по сумме или по работе, обсудим их сейчас.

7. Через 10 дней после срока, мессенджер [Имя], добрый день! По счёту № [номер] на [сумму] ₽ прошло десять дней после срока. Давайте созвонимся на 10 минут и договоримся о дате, когда вам удобно: сегодня или завтра?

8. Через 10 дней после срока, письмо после звонка Тема: договорённость по оплате счёта № [номер].

Здравствуйте, [имя]! Спасибо за разговор. Фиксирую, о чём договорились: счёт № [номер] на [сумму] ₽ вы оплачиваете до [даты]. Работы по [этапу] продолжаем с [даты]. Если что-то изменится, напишите заранее.

Письмо после звонка устроено так же, как протокол встречи: дата, сумма, кто и что делает. Как такие итоги оформлять, мы разобрали в статье «Протокол встречи с клиентом».

Как вежливо напомнить об оплате частному клиенту: 4 текста

Частному клиенту пишут короче и в мессенджер: он платит сам и решает быстро. Главное в тексте дать ссылку и оставить право передумать, тогда клиент ответит, даже если платить уже не собирается.

9. Предоплата брони или заказа [Имя], здравствуйте! Бронь на [услугу или товар] держим до [дата, время]. Оплатить можно по ссылке: [ссылка]. Если планы изменились, напишите, мы снимем бронь.

10. Повторная ссылка [Имя], добрый день! Дублирую ссылку на оплату заказа № [номер] на [сумму] ₽, прошлое сообщение могло уйти далеко вверх: [ссылка]. Остались вопросы по заказу? Отвечу здесь.

11. Клиент сам назвал дату [Имя], добрый день! Вы говорили, что оплатите [заказ или услугу] до [даты]. Оплату пока не вижу. Всё в силе? Ссылка на всякий случай: [ссылка].

12. Последнее касание [Имя], добрый день! Пишу последний раз по заказу № [номер]. Если он ещё нужен, оплатить можно по ссылке [ссылка] до [даты]. Если нет, просто ответьте «не нужно», и мы освободим место для другого клиента.

Что ответить, если клиент тянет с оплатой

Если клиент отвечает отговоркой, переведите её в конкретную дату или в конкретное действие. Спорить и напоминать о сроке ещё раз бесполезно: разговор должен закончиться днём оплаты или вопросом, который мешает оплатить.

Клиент пишет	Что ответить
«Оплатим на следующей неделе»	«Хорошо. Какой день ставлю себе в план?»
«Бухгалтер в отпуске»	«Понимаю. Кто оплачивает в его отсутствие, или ставим оплату на [дату] после выхода?»
«Счёт не приходил»	«Отправляю повторно. На какую почту и кому удобнее?»
«Мы уже оплатили»	«Спасибо! Подскажите дату и сумму оплаты, найду у себя и подтвержу»
«Сейчас не можем всю сумму»	«Договоримся о датах: какую часть и когда сможете? Я согласую у себя»
«Нас не устроила работа»	«Спасибо, что сказали прямо. Давайте созвонимся сегодня и сначала разберём работу»

В последнем случае разговор сначала про работу. Пока недовольство не разобрано, напоминания об оплате его только усиливают.

Какие формулировки раздражают клиента

Раздражают фразы, которые оценивают клиента, торопят без причины или угрожают. Их легко заменить фактами: номер счёта, сумма, дата и вопрос.

Раздражает	Лучше
Вы забыли оплатить счёт	Оплата по счёту № [номер] пока не поступила
Срочно оплатите!	Срок оплаты [дата]
Мы будем вынуждены принять меры	Предлагаю договориться о дате оплаты
Ваш заказ грустит без оплаты	Бронь держим до [дата]
Жду оплату сегодня	Подскажите, когда ждать оплату?

Когда напоминания перестают работать

Напоминания работают, пока клиент собирается платить и просто не успел. Если после четырёх шагов и звонка ответа нет, дело уже не в тексте: решение о дальнейших действиях принимает руководитель по условиям договора, а не менеджер в мессенджере.

Три признака, что писать ещё одно напоминание бессмысленно:

• клиент трижды назвал дату и трижды её пропустил;
• на сообщения нет ответа, хотя они прочитаны;
• приходит запрос на новую работу, пока не оплачена прошлая.

Угрожать в переписке не стоит ни на каком шаге. Пустая угроза обесценивает все следующие сообщения, а переписку с ней могут переслать руководителю клиента.

Как это устроено в Орбите Икс

В Орбите Икс счета живут в разделе «CRM → Счета» канбаном по статусам: черновик, выставлен, оплачен или просрочен. Просрочка считается по дате: счёт может стоять «выставленным», а срок у него уже прошёл.

Что помогает не напоминать лишний раз:

• кнопка «Ссылка на оплату» в счёте при подключённой ЮKassa создаёт ссылку, по которой клиент платит картой или СБП, а после оплаты счёт сам переходит в «оплачен»;
• выписка банка закрывает счёт сама, если в назначении стоит номер счёта или на эту сумму открыт ровно один счёт, а спорные платежи ждут решения человека, чтобы напоминание не ушло тому, кто уже заплатил;
• на экране «Сегодня» просроченный счёт стоит строкой с кнопкой «Напомнить», а ИИ-агент собирает по нему переписку с клиентом за 60 дней и находит обещание оплаты цитатой с датой.

Напоминание клиенту после срока можно поручить ИИ-агенту правилом «Напоминание по просроченным счетам»: агент пишет клиенту в чат, если срок оплаты прошёл. Текст собирается шаблоном по полям записи, агент его не сочиняет, а вы видите его дословно до включения. Вы задаёте, с какого дня просрочки напоминать, как часто повторять и скольким клиентам максимум за один прогон. Отправленное сообщение вернуть нельзя, поэтому у правила есть выключатель. Напоминания до срока и в день оплаты менеджер отправляет сам, по текстам выше.

Вопросы про напоминание об оплате

Когда отправлять первое напоминание об оплате? За два-три дня до срока, указанного в счёте. Так счёт успевает попасть в план оплат клиента, а вы узнаёте о проблеме до просрочки, а не после неё.

Какой канал выбрать: мессенджер или письмо? Тот, где клиент уже с вами общается. Мессенджер читают быстрее, письмо удобнее для компании: к нему прикладывают счёт, и его можно переслать тому, кто платит. После звонка договорённость о дате стоит подтвердить письмом.

Сколько раз можно напоминать об оплате? Обычно хватает четырёх касаний: до срока, в день срока, через три и через десять дней. Каждый раз одно сообщение в одном канале. Дальше напоминания не помогают, нужен разговор.

Как напомнить об оплате, если срок не был назван? Сначала договоритесь о сроке: без даты напоминать не о чем. Напишите: «[Имя], подскажите, к какой дате планируете оплату счёта № [номер]? Поставлю себе в план».

Кто должен напоминать клиенту об оплате? Тот, кто ведёт клиента и знает историю сделки: ему проще спросить о дате и услышать настоящую причину задержки. Если у клиента счета оплачивает отдельный сотрудник, пишите и ему, и вашему контакту.

Как счета и коммерческие предложения собираются в CRM без ручной работы, мы разобрали в статье про автоматизацию документов. Как пауза в переписке охлаждает сделку, рассказываем в записи «Сделка стынет, пока клиент ждёт ответа».