Разбор
Как транспортной компании вести рейсы в CRM: от заявки до возврата оригиналов
Разбор для владельца и диспетчера: что записать в заявке, какие статусы нужны рейсу и почему деньги приходят не с доставкой, а с документами.
Заявка принята только тогда, когда её можно поставить в рейс
Заявка «нужна машина в Екатеринбург на завтра» ещё не заявка. Диспетчеру нужны адреса погрузки и выгрузки, контакт на каждой точке, дата и окно времени, вес и объём, тип кузова, ставка и условия оплаты.
Если этих данных нет в карточке, диспетчер перезванивает клиенту, а водитель на воротах узнаёт, что нужен пропуск. Агент приёмки заявок собирает обращения с телефона, из мессенджеров и с сайта в одну карточку, а поля настраиваются под ваши перевозки.
Статусы рейса, после которых не приходится звонить
Рабочий набор такой: заявка, машина назначена, на погрузке, в пути, на выгрузке, доставлено. Каждый рейс является отдельной сделкой в воронке, поэтому диспетчер видит весь парк разом: что едет, что свободно и где нет свежего статуса.
При смене этапа статус может сам уходить клиенту в мессенджер, это настраивается при подключении. Звонков «где мой груз» становится меньше, а диспетчер занимается рейсами, которые действительно идут не по плану.
Простой и изменения фиксируются письменно в тот же день
Клиент держит машину на выгрузке шесть часов, а за простой потом никто не платит, потому что подтверждений нет. То же с догрузом и сменой адреса: договорились по телефону, а в счёте этого уже не найти.
Коротко запишите изменение в карточку рейса и отправьте клиенту сообщением в тот же день. Такая запись помогает закрыть спор при выставлении счёта и видна всем, кто работает с этим рейсом.
Рейс заканчивается не на выгрузке
Машина разгрузилась, диспетчер считает рейс закрытым, но заказчик платит только после получения оригиналов ТТН и счёта. Если оригиналы лежат у водителя в кабине, отсрочка в 30 дней начинается на две недели позже.
Поэтому полезны ещё два этапа: «документы получены от водителя» и «документы переданы клиенту». Агент-делопроизводитель собирает ТТН и счета по вашим шаблонам и данным рейса, а счета видны по статусам: выставлен, оплачен, просрочен.
Условный пример: сколько зарабатывает рейс
Рейс на 340 км, ставка 42 000 ₽. Топливо 14 500 ₽, оплата водителю 11 000 ₽, платные дороги и прочие расходы 3 500 ₽, остаётся 13 000 ₽ до постоянных затрат. Шесть часов простоя без оплаты или обратный путь порожняком могут съесть заметную часть этой суммы.
Такой расчёт стоит видеть по каждому рейсу и клиенту. Тогда в конце месяца понятно, какое направление зарабатывает, а какое только выглядит загруженным. Цифры здесь условные: на демо подставим ваши.
Что диспетчер проверяет утром
Рейсы без обновления статуса больше суток: их агент-аналитик подсвечивает сам. Доставленные рейсы, по которым не переданы оригиналы. Просроченные счета по клиентам. Свободные машины на завтра.
Если эти четыре списка видны на одном экране, диспетчеру не нужно начинать день с обзвона водителей, а бухгалтер узнаёт о просрочке раньше, чем она станет проблемой.