Платёжный календарь в Excel: шаблон и когда пора уходить в CRM

Платёжный календарь фиксирует все ожидаемые поступления и платежи компании по датам и показывает остаток денег на каждый день вперёд. По нему видно кассовый разрыв за одну-две недели до того, как деньги на счёте закончатся. Мы в «Орбите Икс» разбираем ниже, из чего состоит такой календарь, как вести его в Excel и что меняется, когда он работает поверх CRM.

Зачем платёжный календарь нужен бизнесу

Отчёт о прибылях и убытках показывает, заработала компания или нет за месяц. Он не отвечает на вопрос, хватит ли денег на счёте 15 числа, чтобы заплатить аренду и зарплату. Платёжный календарь для бизнеса закрывает именно этот разрыв: он работает не с прибылью, а с реальным движением денег по датам.

Без календаря кассовый разрыв обычно замечают постфактум. Бухгалтер видит, что на счёте не хватает денег, только когда платёж уже просрочен. С календарём разрыв виден заранее, и у компании остаётся время перенести платёж, ускорить оплату от клиента или взять короткий кредит.

Календарь также помогает планировать закупки и наём. Если видно, что через месяц придёт крупная оплата от клиента, решение о новом сотруднике или партии товара принимают увереннее.

Особенно заметна разница там, где деньги приходят и уходят неравномерно:

• сезонный бизнес, где выручка в пиковые месяцы должна покрыть расходы в низкий сезон;
• компании, которые продают с отсрочкой платежа и платят поставщикам раньше, чем получают деньги от клиентов;
• бизнес с несколькими расчётными счетами, когда деньги физически есть, но не на том счёте, откуда завтра нужно платить налог.

Из чего состоит платёжный календарь

Ниже образец платёжного календаря на неделю: типовые строки и что каждая показывает.

Строка	Что показывает
Остаток на начало дня	Сколько денег было на счетах и в кассе на утро
Плановые поступления	Ожидаемые оплаты от клиентов по счетам и договорам
Фактические поступления	Деньги, которые уже пришли на счёт
Обязательные платежи	Аренда, зарплата, налоги, поставщики, кредиты
Прочие расходы	Разовые и непредвиденные траты
Кассовый разрыв	Дни, когда обязательных платежей больше, чем денег на счёте
Остаток на конец дня	Сколько денег останется после всех операций

Календарь ведут по каждому расчётному счёту и кассе отдельно, а потом сводят в общий остаток. Часть строк заполняют планом на месяц вперёд. Факт обновляют каждый день по мере поступления денег.

План и факт всегда идут рядом, а не заменяют друг друга. Например, счёт на оплату выставлен клиенту на 20 число: эта сумма попадает в плановые поступления сразу. Когда деньги действительно приходят на счёт, ту же сумму отмечают в фактических поступлениях. Если план и факт расходятся на несколько дней подряд, это сигнал разобраться, почему клиенты платят позже согласованного срока.

Как вести платёжный календарь в Excel

Вести платёжный календарь в экселе решает большинство компаний на старте: таблица уже есть у бухгалтера, покупать ничего не нужно, разобраться может любой сотрудник с базовыми навыками.

Шаблон платёжного календаря в Excel: скачать и заполнить

Чтобы не собирать таблицу с нуля, мы выложили готовый шаблон. В нём уже есть всё, что описано ниже: календарь на 31 день, остаток нарастающим итогом, план и факт поступлений, регулярные платежи на отдельном листе и подсветка кассового разрыва. Файл без макросов, открывается в Excel, Google Таблицах и LibreOffice.

Что внутри шаблона:

• Лист «Календарь». Строка на каждый день месяца: остаток на начало, поступления план и факт, расходы по четырём группам, остаток на конец. Пока факт оплаты не внесён, расчёт идёт по плану, поэтому таблица показывает и ожидаемую картину, и реальную.
• Лист «Регулярные». Аренда, зарплата, налоги, подписки с днём месяца. Заполняется один раз, календарь сам подставляет суммы в нужные даты, и регулярный платёж уже не потеряется.
• Статус дня. Остаток ниже нуля подсвечивается красным как кассовый разрыв, остаток ниже 10 % от стартового жёлтым как сигнал, что скоро придётся что-то двигать. Внизу считаются минимальный остаток за месяц и число дней с разрывом.

Как настроить платёжный календарь: пошагово

• Создать таблицу с датами по строкам или столбцам на месяц вперёд.
• Завести отдельные строки для остатка, поступлений и статей расходов.
• Внести плановые суммы по каждому счёту и договору с датой ожидаемой оплаты.
• Добавить формулу нарастающего остатка: остаток предыдущего дня плюс поступления минус платежи.
• Настроить условное форматирование, чтобы отрицательный остаток подсвечивался цветом.
• Каждый день сверять план с фактом и вносить новые счета вручную.

Такая таблица работает, пока сделок и счетов немного и с ней работает один человек. Денежно-платёжный календарь в Excel ломается при росте по трём причинам:

1. Счета выставляют в CRM или в бухгалтерской программе, а в календарь их переносят руками, поэтому часть платежей теряется.
2. Как только с таблицей работают несколько менеджеров, появляются версии файла с разными цифрами, и никто не уверен, какая актуальна.
3. Кассовый разрыв замечают только тогда, когда кто-то открыл файл и пересчитал остаток, а не в момент, когда разрыв возник.

К этому добавляются обычные ошибки самой таблицы:

• забывают внести регулярный платёж, аренду или подписку, потому что он не привязан к конкретной дате в календаре;
• меняют формулу в одной строке и не копируют её на весь диапазон дат, из-за чего остаток на части дней считается неверно;
• держат план и факт в одном столбце, и через месяц уже не видно, где была изначальная договорённость, а где реальная оплата.

Формулу кассового разрыва настраивают через простое условие: если остаток на конец дня меньше нуля, ячейка подсвечивается и выводит текст «разрыв». Формула считает по накопительному итогу, а не по отдельному дню, поэтому важно, чтобы остаток предыдущего дня всегда переносился в следующий без пропусков. Один пропущенный день сбивает весь расчёт до конца таблицы, и найти ошибку в длинной таблице руками сложно.

Как платёжный календарь работает в CRM

В «Орбите Икс» есть раздел платёжного календаря, ДДС (движение денежных средств), в аналитическом блоке платформы. Он работает поверх модуля «Продажи»: каждый счёт и каждая сделка попадают в календарь автоматически, без ручного переноса. Календарь показывает план и факт движения денег и отмечает кассовый разрыв, если обязательных платежей на дату больше, чем денег на счетах.

Поскольку каждая строка календаря привязана к конкретной сделке или счёту, разрыв виден не отдельной цифрой, а вместе с операциями, из которых он сложился. Не нужно поднимать переписку с клиентом или искать счёт в отдельной папке: сумма в календаре и сделка в CRM указывают на одну и ту же запись.

За расчёт показателей по сделкам и деньгам отвечает агент-аналитик, один из шести типов агентов платформы, наряду с клиентским ботом, ассистентом менеджера, агентом-делопроизводителем, агентом приёма заявок и конструктором агентов. Агенты работают 24/7, поэтому цифры в календаре актуальны и ночью, и в выходной день.

Разница с Excel в одном: данные не переносят руками, а разрыв виден в момент, когда система его обнаружила, а не когда кто-то открыл таблицу. По задачам, которые раньше делал вручную сотрудник, платформа освобождает до 15-20 часов рутины в неделю с каждого человека, а сама работает в 3 раза быстрее популярных CRM.

Данные хранятся в России и обрабатываются по 152-ФЗ.

Тариф один: «Орбита», 9 900 ₽ в месяц за всю компанию, без лимита пользователей. Цена за платформу, а не за каждого сотрудника. Посмотреть продукт можно на странице Орбита Икс, уточнить условия на странице тарифа.

Частые вопросы

Чем платёжный календарь отличается от отчёта о движении денег Отчёт о движении денег (ОДДС) показывает, что уже произошло за прошедший период. Платёжный календарь смотрит вперёд: строится на плановых датах платежей и поступлений и показывает остаток денег на каждый будущий день.

Как часто нужно обновлять платёжный календарь Факт по поступлениям и платежам стоит сверять ежедневно. План пересматривают при каждом новом счёте или сделке. Чем реже обновляют календарь, тем позже видят кассовый разрыв.

Можно ли вести платёжный календарь в Excel, если бизнес маленький Да. При одном-двух расчётных счетах и небольшом потоке сделок таблица справляется полностью. Переносить календарь в CRM имеет смысл, когда счета выставляют несколько человек и вручную свести все данные в одном файле уже не успевают.

Что считается кассовым разрывом в платёжном календаре День, на который сумма обязательных платежей превышает остаток денег на счетах и в кассе с учётом ожидаемых поступлений. Календарь помечает такой день заранее, а не в момент, когда платёж уже просрочен.

Чем платёжный календарь отличается от БДДС БДДС это бюджет: план поступлений и выплат на месяц или квартал крупными статьями. Платёжный календарь работает внутри этого плана по конкретным дням и конкретным счетам. БДДС отвечает на вопрос «хватит ли денег в квартале», календарь на вопрос «хватит ли их в четверг».

Чем платёжный календарь отличается от реестра платежей Реестр это список платежей на согласование: кто просит, кому, сколько, на каком основании. Календарь показывает, как согласованные платежи ложатся на даты и остатки. В маленькой компании оба живут в одной таблице, дальше их разделяют.

Минусы Excel, которые проявляются не сразу Файл существует в одной копии: если его правят двое, версии расходятся. Формулы ломаются при вставке строк, и заметить это можно через месяц. Данные вносят руками, поэтому календарь всегда отстаёт от реальности ровно настолько, насколько давно его открывали.

Из чего складывается стоимость системы, где такой календарь уже встроен, разбираем в статье сколько стоит CRM. Как связать счета с учётом, чтобы не набирать их дважды, есть в разборе про интеграцию CRM с 1С.

Платёжный календарь можно вести на бумаге, в Excel или в системе, которая сама подтягивает счета и сделки. Выбор зависит от того, сколько человек выставляют счета и как быстро компании нужно узнавать о разрыве.

— Сергей