Задача на два дня свелась к одной минуте в месяц

Клиент обслуживает 1С у других компаний: и поддержку, и доработки платформы. На сопровождении больше восьмидесяти компаний, каждая платит фиксированную сумму по тарифу каждый месяц. Собрать и разослать все счета занимало у него два рабочих дня.

Как это работало до нас

1. На каждого из восьмидесяти клиентов в Битрикс24 вручную формировали отдельный счёт.
2. Из карточки клиента брали контакты, почту или мессенджер, и отправляли счёт руками.
3. Кастомные доработки 1С сверх тарифа вели отдельной таблицей и вручную добавляли к счёту.
4. Тем, кто не спешил платить, напоминали тоже вручную.

По отдельности каждый шаг не выглядит страшным. Умноженные на восемьдесят компаний, они и складывались в два дня каждый месяц: часть времени уходила на сам расчёт и отправку, часть на то, чтобы свести таблицу доработок с тем, что должно попасть в счёт.

Что мы сделали

Перенесли клиентскую базу из Битрикс24 в «Орбиту» целиком, а контакты каждой компании обработали агентами, чтобы счёт формировался автоматически: без ручного поиска почты или мессенджера в карточке.

Задачи по проектам связали с карточкой клиента. Трудозатраты по каждой доработке сверх тарифа теперь сами подтягиваются в счёт за период, который выберет менеджер, отдельная таблица для этого больше не нужна.

Первого числа менеджер запускает формирование счетов, вручную или автоматически, и дальше рассылка идёт сама: по почте или в мессенджере, смотря как удобно конкретному клиенту. Вместе со счётом уходит и сопроводительное сообщение с расшифровкой, из чего он состоит.

Что изменилось

Было: каждый месяц вручную считать и отправлять счета восьмидесяти клиентам, отдельно сверяя таблицу с доработками сверх тарифа.

Стало: менеджер нажимает «сформировать», и дальше «Орбита» сама собирает счета, подтягивает трудозатраты по доработкам и рассылает клиентам тем способом, который удобен каждому из них.

Два дня рутины каждый месяц свелись к одной минуте: запустить процесс и отпустить его дальше.

Что дальше

Если у вас тоже есть клиенты на регулярных платежах и рассылка счетов превращается в отдельный проект каждый месяц, расскажите, как это устроено у вас. Завтра покажу с другой стороны: что делает АИ-агент, пока вы заняты с текущим клиентом, и почему это не даёт остальным заявкам остыть.