Договор собирают заново каждый раз: где юристы теряют часы

В юридических компаниях на демо мы почти не слышим вопросов про воронку. Первым делом спрашивают про документы: можно ли перестать собирать один и тот же договор заново каждый раз.

Что нам рассказывают

Схема почти везде одинаковая. У компании есть набор типовых документов: договор оказания услуг, претензия, исковое, дополнительное соглашение. Лежат они в папке на диске или у каждого юриста в своей копии.

Когда приходит новое дело, юрист открывает документ по похожему клиенту, вычищает чужие реквизиты, меняет суммы и сроки. На это уходит от получаса до пары часов. Периодически в готовый документ уезжает кусок, который забыли поменять: чужое название, старая дата, сумма из прошлого дела.

Вторая половина той же проблемы: непонятно, на какой стадии дело. Консультация была, КП отправили, а дальше тишина, и узнают об этом случайно.

Почему это дороже, чем выглядит

Час юриста стоит дороже часа почти любого другого сотрудника в компании. Когда этот час уходит на вычищение чужих реквизитов из шаблона, компания оплачивает квалификацию, которая в этой задаче не нужна.

Считать удобно так: возьмите число дел за месяц и умножьте на среднее время сборки документов по делу. Полученные часы это не накладные расходы, а прямо неоказанные консультации.

Что можно собирать автоматически, а что нельзя

Часть документа	Автоматизируется
Реквизиты сторон, даты, номера	Полностью, из карточки клиента и дела
Предмет, суммы, сроки	Полностью, из данных дела
Типовые разделы шаблона	Полностью, шаблон один на компанию
Правовая позиция и формулировки по спору	Нет, это работа юриста

Граница проходит ровно там, где начинается решение. Всё, что до него, это перенос данных из одного места в другое, и человеку там делать нечего.

Что меняется, когда документы собираются из данных

Юрист не открывает старый файл, а выбирает шаблон: реквизиты, суммы и сроки подставляются из карточки дела. Чужие данные в документ не попадают, потому что их неоткуда взять. Все версии остаются в карточке дела, а не в переписке и не в папке «Договоры_финал_2».

Отдельно про заявки: обращения со звонков, с сайта и из мессенджеров попадают в одну воронку дел, поэтому вопрос «на каком этапе клиент» перестаёт требовать опроса команды.

Про то, как именно документ собирается из данных сделки, есть подробный разбор про автоматизацию документов в CRM. Живой пример того, как задача на два дня сжалась до минуты в месяц, описан в отдельной записи.

С чего начать

Возьмите три последних договора, подготовленных руками, и посчитайте, сколько в них полей, которые пришлось менять. Если таких полей больше десяти, шаблон уже пора выносить в систему: на этом объёме ошибка перестаёт быть случайностью и становится вопросом времени.

Как заявки, документы и воронка дел устроены в одном месте, показываем на странице CRM для юристов.

— Александр