Бриф потерялся в переписке: где агентство теряет правки и сроки

Агентства на демо редко жалуются на нехватку клиентов. Жалуются на то, что работа по клиенту разложена по четырём местам сразу, и ни в одном из них нет полной картины.

Что нам рассказывают

Бриф пришёл на почту. Правки к нему клиент проговорил голосом на созвоне. Ещё две правки прислал в Telegram менеджеру, который в этот день был на встрече. Бюджет лежит в отдельной таблице у руководителя. Отчёт по кампании собирается вручную в конце месяца.

Каждый кусок по отдельности не проблема. Вместе они дают ситуацию, в которой на вопрос «что мы обещали клиенту» никто не отвечает сразу, а отвечает после того, как поднимет три переписки.

Где именно теряются сроки

• Между брифом и КП. Часть вводных осталась в голосовом сообщении, их вспоминают уже после отправки предложения.
• На согласовании. Клиент ответил в чате менеджеру, а не в общей ветке, и правка не дошла до исполнителя.
• На запуске. Никто не помнит, какую версию креатива согласовали последней.
• В отчёте. Цифры собираются заново каждый месяц, потому что нигде не накапливаются.

Сроки съедаются не на производстве, а на переходах между этими четырьмя точками.

Клиент зависает, и об этом узнают случайно

Второй по частоте сюжет: клиент не ответил на КП, менеджер занят другим проектом, и о том, что сделка стоит третью неделю, узнают на планёрке. Никакого злого умысла: просто нигде не видно, сколько дней клиент молчит.

Стадия сделки на доске решает это без напоминаний руководителя. Про то, как считать, где именно проседает переход между стадиями, есть отдельный разбор про воронку продаж в CRM.

Что меняется, когда всё сходится в одну карточку

Бриф, правки, согласования и бюджет живут в карточке проекта, а не в чужих переписках. Обращения из почты и мессенджеров попадают туда же, поэтому голосовое сообщение с правкой не остаётся личным делом одного менеджера.

Дальше становится возможным то, ради чего это и делается: КП и отчёты собираются из данных проекта, а не набираются заново. Про механику сборки документов есть подробный разбор про автоматизацию коммерческих предложений и счетов, а про то, какие участки продаж автоматизируются первыми, отдельная запись.

С чего начать

Возьмите один активный проект и попробуйте за пять минут ответить на три вопроса: какая версия брифа последняя, какие правки клиент присылал за месяц и сколько дней сделка стоит на текущей стадии. Если на любой из вопросов ушло больше пяти минут, дело не в загруженности команды.

Как брифы, согласования и бюджеты клиентов устроены в одной воронке, показываем на странице CRM для агентства.

— Сергей