Напоминание клиенту о записи: 14 текстов и таблица сроков

Напоминание клиенту о записи отправляют накануне визита, а для долгих процедур и записей, сделанных за несколько недель, ещё и за два-три дня. В сообщении нужны дата, время, услуга, мастер, адрес и понятный способ перенести визит. Главная его задача в том, чтобы салон заранее узнал, кто не придёт, и успел отдать это время другому клиенту.

Ниже таблица сроков, 14 текстов, порядок действий с теми, кто не подтвердил запись, и типичные ошибки. Что делать после неявки, мы разобрали в записи «Клиент не пришёл на запись», здесь только то, что происходит до визита.

Когда отправлять напоминание о записи

Основное напоминание уходит примерно за сутки до визита: клиент ещё может поменять планы, а администратор успевает найти замену. Второе сообщение нужно, когда запись сделана давно, процедура длинная или к ней надо готовиться.

Ситуация	Первое напоминание	Второе	Зачем второе
Маникюр, стрижка, брови на ближайшую неделю	накануне, днём	не нужно
Запись сделана за две недели и раньше	за 2–3 дня	накануне	за это время планы успевают поменяться
Окрашивание, наращивание, процедуры от трёх часов	за 2 дня	накануне	окно большое, в последний день его почти некем заменить
Косметология с подготовкой	когда начинается подготовка	накануне	клиенту нужно время выполнить правила специалиста
Приём специалиста в клинике	за 2–3 дня	накануне	взять документы, прийти раньше на оформление
Групповое занятие	накануне	не нужно	место можно отдать из листа ожидания
Автосервис	накануне	не нужно
Записался сегодня на завтра	не нужно	короткое «ждём» утром, если визит после обеда	напоминание через час после записи выглядит как сбой

Напоминания уходят только в рабочие часы салона: сообщение в 23:30 раздражает сильнее, чем помогает.

Что должно быть в тексте напоминания

Хорошее напоминание читается за пять секунд. Минимальный набор такой:

• кто пишет: название салона и имя администратора или мастера, ведь номер могли не сохранить;
• дата словами и цифрами, «завтра, 2 октября»: одно «завтра» подводит, если сообщение открыли после полуночи;
• время начала, а для долгих процедур и время окончания;
• услуга и мастер, если мастеров несколько;
• адрес с ориентиром для первого визита: вход, этаж, домофон, парковка;
• способ перенести или отменить: ответ на сообщение, ссылка или телефон;
• что взять с собой или как подготовиться, если это нужно.

Чего в тексте быть не должно: «не забудьте», «убедительно просим», угроз штрафом, которого нет, и акций. Предложения и приглашения вернуться отправляют отдельно: у рекламных рассылок свои правила согласия.

Какой канал выбрать

Напоминание отправляют туда, где клиент уже переписывался с салоном. Звонок оставляют для дорогих процедур и для тех, кто не ответил на сообщение.

Канал	Когда подходит	Ограничение
Мессенджер	клиент записывался через переписку	бот в Telegram может написать только тому, кто сам начал с ним диалог
SMS	у клиента нет мессенджеров или он ими не пользуется	нет кнопок, короткий текст, отправка платная
Звонок	долгие и дорогие процедуры, молчание на сообщение	отнимает время администратора
Почта	запись за несколько недель, онлайн-запись с сайта	письмо читают не сразу

Шаблоны напоминания о записи: 14 текстов

В квадратных скобках то, что подставляете вы.

1. Универсальный, накануне Здравствуйте, [имя]! Это [салон]. Напоминаем: завтра, [дата], в [время] вы записаны на [услугу] к мастеру [имя]. Адрес: [адрес]. Если планы изменились, ответьте на это сообщение, подберём другое время.

2. Короткий, в день визита [Имя], ждём вас сегодня в [время]. Если задерживаетесь, напишите: подскажем, что успеем сделать.

3. Первый визит Здравствуйте, [имя]! Завтра, [дата], в [время] ждём вас на [услугу]. Вы у нас впервые, поэтому как добраться: [адрес], вход [ориентир], [этаж], парковка [где]. Не получится прийти, ответьте на сообщение.

4. Запись сделана давно, за три дня [Имя], добрый день! Вы записаны к нам на [дата], [время], [услуга]. Если дата уже не подходит, ответьте, предложим ближайшие свободные окна.

5. Долгая процедура [Имя], здравствуйте! Послезавтра, [дата], в [время] у вас [окрашивание], процедура займёт около [N] часов. Если время не подходит, напишите до [день]: окно большое, и его ждут другие клиенты.

6. Подготовка к процедуре [Имя], добрый день! [Дата] в [время] у вас [процедура]. Перед визитом, пожалуйста: [правило подготовки от специалиста]. Если что-то из этого не получается, напишите, специалист подскажет, переносить ли запись.

7. Запись на приём к специалисту Здравствуйте, [имя]! Вы записаны на приём к [специалист] [дата] в [время], [адрес, кабинет]. Возьмите, пожалуйста, [паспорт, документы]. Подтвердите визит ответом «да» или напишите, если время не подходит.

8. Групповое занятие [Имя], завтра в [время] занятие «[название]», зал [номер]. Если прийти не получится, напишите до [время]: ваше место ждёт человек из листа ожидания.

9. С просьбой подтвердить [Имя], здравствуйте! Завтра в [время] вы записаны на [услугу] к мастеру [имя]. Ответьте, пожалуйста, одним словом: «да», если придёте, или «перенести».

10. С правилом освобождения окна [Имя], добрый день! Напоминаем о записи завтра в [время] на [услугу]. Подтвердите, пожалуйста, визит до [время сегодня]. Если ответа не будет, мы позвоним, а не дозвонимся, предложим это время клиентам из листа ожидания.

11. От мастера, на «ты» [Имя], привет! Завтра в [время] жду тебя на [услугу]. Если что-то поменялось, напиши, найдём другое время.

12. Второе сообщение тому, кто не ответил [Имя], ещё раз здравствуйте. Не увидели ответа по записи на завтра, [время], [услуга]. Всё в силе?

13. Сразу после онлайн-записи Здравствуйте, [имя]! Вы записались через сайт на [дата], [время]: [услуга], мастер [имя]. Проверьте, пожалуйста, всё ли верно. Если нужно другое время, ответьте на это сообщение.

14. Автосервис Здравствуйте! Ждём ваш [марка, госномер] завтра, [дата], в [время] на [работы]. Работы займут около [срок]. Въезд с [улица]. Если не успеваете, позвоните по номеру [телефон] или ответьте на сообщение.

Текст 10 отправляют, только если это правило клиенту назвали при записи.

Как просить подтверждение записи

Просить подтверждение имеет смысл, когда салон готов что-то сделать с ответом «нет» или с молчанием. Если окно всё равно держат до последнего, просьба только добавит переписки.

Чтобы клиент ответил, в сообщении одно действие: написать «да» или нажать кнопку, и прямо назван срок ответа, «до 18:00 сегодня». Ответ сразу отмечают в журнале записи, чтобы администратор следующей смены видел, до кого ещё не достучались.

Что делать, если клиент не подтвердил запись

Молчание ещё не отказ: сообщение могли не увидеть. Порядок для записи на завтра:

1. Накануне днём уходит напоминание с просьбой подтвердить.
2. Через три-четыре часа без ответа отправляют второе короткое сообщение (текст 12), лучше в другом канале.
3. К концу рабочего дня администратор звонит тем, кто так и не ответил.
4. Не дозвонились: запись остаётся, но окно помечают как рискованное и предлагают его клиентам из листа ожидания с оговоркой «если освободится».
5. Для записей после обеда утром в день визита делают ещё одну попытку.

Снимать запись молча нельзя: клиент может прийти и увидеть в кресле другого человека.

Короткий скрипт звонка: «Здравствуйте, [имя], это [имя], администратор [салона]. Звоню подтвердить вашу запись на завтра в [время] к мастеру [имя]. Всё в силе?» Если нет: «Понимаю. Могу предложить [вариант 1] или [вариант 2]». Два варианта закрывают перенос за один звонок, вопрос «когда вам удобно?» растягивает его на день.

Типичные ошибки напоминаний

Ошибка	Чем плоха	Как исправить
«Завтра» без даты	сообщение открыли после полуночи и пришли на день позже	дата цифрами и словами
Три сообщения на одну запись	читается как недоверие	одно основное и одно короткое
Нет способа перенести	звонить неловко, и клиент просто не приходит	ответ на сообщение или ссылка
Напоминание о старом времени после переноса	клиент путается	напоминать по журналу
Напоминания с личного телефона администратора	администратор уволился, и переписка ушла с ним	общий номер или система записи

Напоминание не поможет, если врёт сам журнал: клиент записан «примерно на пятницу», телефон с ошибкой, запись ведут в двух местах. Поэтому сначала наводят порядок в журнале и только потом пишут тексты.

В салоне с несколькими мастерами напоминания закрепляют за одним человеком на смену и за конкретным часом: например, в 12:00 администратор пишет всем, кто записан на завтра. Иначе клиент получит два сообщения от разных людей или ни одного.

Как это устроено в Орбите Икс

В Орбите Икс запись ведётся в разделе «Записи»: календарь по мастерам и кабинетам, у записи статус «запланирована», «подтверждена», «пришёл», «не пришёл», «перенесена» или «отменена». Время, которое у мастера уже занято, второй раз не выдаётся.

Напоминание здесь устроено как задача сотруднику. Правило «Напомнить клиенту о записи» за заданное число дней до визита ставит задачу «Подтвердить запись с клиентом» мастеру или тому, кто записал. В задаче клиент, дата и время, услуга и телефон. Клиенту правило само ничего не отправляет: звонок или сообщение остаётся за человеком. Если нужна автоматическая отправка, сообщение в WhatsApp собирается сценарием через подключённый Wazzup по дате визита в сделке: в шаблоне «Клиника» такой робот «за сутки до визита» уже готов. По одной записи задача ставится один раз, перенос записи сбрасывает отметку, и правило напомнит о новом времени. Записи с отметкой «пришёл», «не пришёл» и отменённые в напоминания не попадают. Мастер видит свой день на телефоне и отмечает явку одним касанием.

Цена: 9 900 ₽/мес за платформу без лимита пользователей, 100 000 токенов ИИ включены, отраслевые модули по каталогу от 990 ₽/мес. Орбита рассчитана на салон или клинику с администратором и несколькими мастерами. Частному мастеру, которому нужна только автоматическая отправка напоминаний, подойдёт специализированный сервис онлайн-записи. Как запись, явка и загрузка мастеров сходятся в одной системе, показываем на странице CRM для салона красоты. Для клиник похожий разбор есть в записи «Пациент забыл о приёме».

Вопросы про напоминание о записи

За сколько времени напоминать клиенту о записи? Основное напоминание отправляют примерно за сутки. Если запись сделана за две недели и раньше или процедура длинная, добавляют сообщение за два-три дня. Короткое «ждём» в день визита нужно только тем, кто записывался давно.

Нужно ли просить клиента подтвердить запись? Нужно, если салон готов действовать по ответу: освободить окно или позвонить молчащим. Правило про неподтверждённые записи называют клиенту заранее, при записи.

Что делать, если клиент ответил, что не придёт? Поблагодарить за предупреждение, без упрёков, и сразу предложить два варианта времени. Запись в журнале переносят или отменяют в тот же момент, чтобы окно увидели другие администраторы.

Можно ли напоминать о записи автоматически? Да, сервисы онлайн-записи умеют отправлять напоминания сами. Даже тогда кто-то в салоне должен разбирать ответы «перенести» и звонить молчащим: это автоматика не делает.